對B/S模式外貿電子商務系統的規劃與設計

 CRM軟件   2020-08-08 05:23   82 人閱讀  0 條評論
    隨著信息技術的不斷發展以及Internet技術的全球普及,電子商務正醞釀著一場全新的商業革命,它強化了企業與外界的聯系,通過整合企業內外部資源,極大地增強企業競爭力。    電子商務時代,信息成為企業最重要的資源,客戶消費特點表現為多變、個性化,企業要在全球性的競爭中獲得有利地位,必須對市場的需求及其變化做出快速反應,對顧客需求反應速度成為企業贏得競爭的關鍵,“時間致勝”成為競爭中取得勝利的法寶。而且,企業管理水平也成為激烈市場競爭中一項至關重要的因素,企業利用電子商務對企業資源計劃系統(ERP)、客戶關系管理系統(CRM)和供應鏈管理系統(SCM)等與企業業務過程相關的系統進行整合,實現企業集成化管理。 因此,我國外貿企業如果希望在日趨激烈的國際市場競爭中獲勝,必須采取積極的措施,利用先進的信息技術手段改進自身的管理,開展電子商務,提高企業競爭力,以和國外企業處于同一競爭地位。    要順利開展電子商務,我國外貿企業就應該從企業總體經營戰略的角度考慮,將企業組建局域網、開展互聯網業務等納入到整體電子商務戰略規劃中,構建立體化的外貿電子商務戰略,用信息化戰略來指導企業的電子商務進程,通過網絡將企業內部和緊密的供應商與客戶整合在一起,實現資源共享并推動交易進行。        一、外貿企業局域網商務系統設計        據美國Forrester Research獨立研究機構的調查分析,在企業的總成本(TCO)中,66%的費用來自管理。企業成長到一定規模后,管理就會成為突出的問題。要解決這個問題就要使企業內部的工作流程和業務流程逐步實現自動化,為此企業必須搭建企業內部局域網,建立企業內部管理系統,將企業內部的各部門連接起來,全面集成企業內部信息,以使企業業務流程化,管理規范化,并進一步實現內部協同辦公,統一對外提供各類信息。而這一工作的核心就是企業內部電子商務,即企業內部信息化,業務流程化,管理規范化。    在外貿企業內部開展電子商務,企業應具備相應的網絡硬件環境,并在企業內部引入相應的應用軟件,以使企業業務流程化,管理規范化。在外貿企業中比較核心的工作就是進出口業務管理,企業應優先對這一部分進行信息化管理,再全面在企業中推進電子商務。要順利開發外貿電子商務系統,就必須進行詳細的企業流程分析和需求分析,合理進行系統規劃。以下為外貿企業出口業務的基本操作流程:    1.客戶詢盤、業務員報價,經過磋商,買賣雙方就各項條件達成一致,客戶向公司發出正式的訂單。業務員根據訂單制作正式合同,填寫合同格式中各個項目,如實反映商務洽談中達成的各項條款。    2.業務員制作合同后,提交給主管審批。合同審批之后發送給客戶簽字確認,等客戶確認后業務人員下達生產通知。如果是信用證(L/C)付款的客戶,通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到,收到L/C后審查信用證,檢查是否存在錯誤,交貨期能否保障,及其他可能出現的問題,如有問題則應立即請客人改證。如果是T/T付款的客戶,則要確認有無預付款及是否已經到賬。   3.在交貨期前一周,通知公司驗貨員驗貨。如果是國家法定商檢產品,則及時辦理商檢,在發貨一周之前應拿到商檢換證憑單。    4.租船訂倉。如果與客人簽訂的合同是FOB條款,通常客人會指定運輸代理公司或船公司。如果是由賣方支付運費,應盡早向貨運公司或船公司租船訂倉。完成交貨及時取得提單等運輸文件。    5.辦理報關。在拖柜同時將報關所需資料交給報關公司,或自行辦理報關。    6.按L/C或客人的要求制作所有單據,如商業發票、裝箱單、原產地證書、裝運通知、受益人證明等。單證準備齊全后向銀行交單議付,或通過其他結算方式收回貨款。出口收匯后根據國家規定及時進行外匯核銷并辦理退稅。    7.售后服務及爭議處理。與客戶溝通有無質量或其他問題,并及時解決相應糾紛。業務結束后將所有的文件、L/C和議付文件副本留存以備查用。    根據外貿出口業務流程和的業務需求分析,外貿企業局域網商務系統主要應包括客戶關系管理、合同管理、進出口業務管理、財務管理、物流管理等幾大模塊。    客戶關系管理,電子商務時代是一個“以顧客為中心”的時代,它要求企業各部門的工作必須圍繞這個中心來進行。 客戶是企業最重要的戰略性資源,企業的一切經營活動、營銷策略都應圍繞“發現、保持和留住客戶”這一中心。客戶關系管理模塊通過向企業的銷售、市場和服務等部門和人員提供全面,個性化的客戶資料,并強化跟蹤服務和信息分析能力,使他們充分了解并滿足客戶的個性化需求,以達到客戶價值最大化和企業利潤最大化。該模塊主要包含潛在客戶管理,客戶資料與分類、客戶訪問及洽談、客戶投訴信息、客戶統計分析、客戶反饋信息管理等功能。    合同管理,本模塊主要功能是對企業進口、出口、采購和內銷合同的簽訂、報運、履行、支付、結算等作業進行全過程管理。建立完整的合同資料庫,可以對合同進行跟蹤查詢,對合同進行統計、分析等。其功能模塊主要包括以下幾方面:進出口合同管理、合同進度管理、合同利潤預算、合同統計分析等。    進出口業務管理,包括業務洽談管理、進出口貨物報關、核銷退稅及單證管理,對各業務流程實施監控及智能管理,如單證管理子模塊可以調用已輸入數據庫中的數據自動生成多種單證,以提高業務人員的工作效率,同時減少出錯,盡可能避免因單證錯誤導致銀行拒單或客戶拒付貨款等情況。    財務管理,包括國內外收付款管理,監控企業資金流動,及時、經濟地籌集資金或合理安排資金投向,對財務狀況的變化迅速做出反應,縮短財務處理時間,從而贏得快速反應優勢。同時企業業務所產生的相關財務信息,都集成入系統進行處理,并將產生的結果反饋給業務子系統,保證財務和業務的協同處理并集成各類管理信息,為企業決策提供信息支持。    物流管理,企業根據客戶的需求制定采購任務,并通過與供應商相連的訂貨系統把采購需求信息實時發送給供應商,由于采購信息的即時產生和發送,企業可以大幅度降低庫存量,減少庫存成本,獲取成本優勢。另外,采購方的庫存消耗數據及時反映到供應商的數據庫,供應商及時供貨,信息通過網絡傳送大大縮短了供貨時間,從而使企業可以對市場變化做出迅速反應,贏得時間優勢。   二、外貿企業互聯網商務規劃        外貿開展局域網商務,可以使企業內部的信息共享,促進企業內部信息交流和業務管理。但同時企業還須開展互聯網商務,通過互聯網與其供應商和客戶等業務伙伴溝通,對客戶的需求做出快速響應,提高客戶服務水平。企業應對所要開展的互聯網商務有一個清晰的規劃,建立Intranet和In-ternet相結合的網絡,使得企業內部、企業與合作伙伴之間,都可以通過這一網絡進行交流,提高企業獲取信息及處理信息的能力,增強企業競爭力。  首先,外貿企業建立企業網站,構建互聯網商務平臺。企業可以在互聯網上建立起自己的網站,通過網站充分地展現企業自身及產品、服務,向公眾宣傳企業的管理、經營理念和策略,并且通過網絡與大眾保持良好的溝通,隨時了解公眾需求,及時調整自己的產品及企業的經營戰略,為顧客提供受歡迎的產品和優質完善的服務,從而樹立起企業良好形象。而且互聯網可以打破時空的限制,提供全球各地的客戶24小時的信息服務,進行“全天候銷售”,把產品推向國際市場,同時企業可以及時、準確地掌握市場動態,密切同客戶的業務聯系,加強與客戶的溝通,改善與客戶的關系,提高市場競爭地位。    其次,開展網絡營銷,網絡營銷是一種以消費者為導向、強調個性化的營銷方式,采用互聯網開展營銷具有極強的互動性。網絡營銷可以有效降低企業經營成本,提高工作效率,增強競爭地位,有著與傳統營銷所無法比擬的優勢。外貿企業要充分利用客戶資源,運用電子商務相關技術,通過客戶交流,建立客戶數據庫,加強與客戶業務合作等,從中獲取大量針對性強、內容具體、有價值的市場信息,包括有關產品特征和性能、銷售渠道、需求變動和潛在客戶等,將其作為企業各種經營決策的重要依據。 建立完善的網上服務系統,企業安排專人負責,對于客戶的疑問,企業及時回復并進行解決,進行產品的跟蹤服務,了解客戶需求及滿意度,提高企業服務能力和服務水平。    為進一步開拓國際市場,我國中小外貿企業也可以借助有實力的國際貿易電子商務中介平臺,開展網絡廣告宣傳。 有些國際貿易電子商務中介平臺可以提供咨詢、在線交易服務,甚至可以滿足不同企業的個性化要求,如環球資源網、阿里巴巴、在線廣交會等。 而有實力的大型外貿公司,可以憑借雄厚的實力和良好的信譽,直接把整個業務流程完整地移植到因特網上,并向其上下游企業開放這一渠道。    最后,全面集成企業信息,讓客戶、企業員工、供應商能夠從統一的渠道獲得所需的個性化信息。企業建立以核心數據庫為基礎的管理平臺,通過網絡建立企業與其供應鏈、客戶及全方位市場需求之間的集成化大系統,包括CRM(Customers Relationship Management 客戶關系管理)、SCM(Supply Chains Management 供應鏈管理)、OA(Office Automat-ics 辦公自動化)等。企業將這些內部系統緊密集成,并把業務延伸到互聯網上,讓客戶、供應商通過互聯網與企業進行互動的、實時的信息交流,形成一個以客戶為核心進行業務運作的現代信息化組織,最大限度地滿足客戶需要,最大限度地降低企業成本,同時整合企業內部業務流程,加強與企業外部的協作。        三、B/S模式的外貿電子
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